Massimizzare il ROI della Fiera: La Guida alla Definizione del Budget e delle Misure KPI
Partecipare a una fiera internazionale (come il Transport Logistic di Monaco o il Fruit Logistica di Berlino) è spesso la voce più pesante nel budget marketing di un’azienda. Eppure, molti espositori arrivano all’evento senza una chiara previsione di spesa o, peggio, senza un metodo per capire se ne è valsa la pena.
Per trasformare la fiera da “costo” a “investimento”, servono due strumenti: un Budget Dettagliato e dei KPI (Key Performance Indicators) chiari.
Ecco come costruirli.
1. La "Torta" del Budget: Cosa considerare davvero?
L’errore più comune è calcolare solo l’affitto dello spazio e la costruzione dello stand. Un budget realistico, invece, si divide in quattro macro-aree.
A. Spazio e Allestimento (ca. 40-50%)
Questa è la parte visibile. Include l’affitto dell’area all’ente fiera e il costo del partner per il design e la costruzione.
- Il consiglio di Graphis: Non risparmiare sul design. Lo stand è il tuo biglietto da visita tridimensionale. Noi ci occupiamo della pianificazione, del design e della costruzione, garantendo che ogni euro speso si traduca in impatto visivo.
B. Logistica e Burocrazia (ca. 15-20%) – I "Costi Occulti"
Qui si nascondono le insidie maggiori, specialmente all’estero.
- Allacci tecnici: Elettricità, acqua, internet, appendimenti.
- Spedizioni: Il trasporto di materiali promozionali, macchinari e accessori.
- Tempo Uomo: Quanto costano le ore che il tuo ufficio marketing perde per compilare moduli in tedesco o cinese?
- La soluzione Graphis: Noi eliminiamo questa voce di costo "interno". Ci occupiamo di ogni aspetto tecnico e burocratico , comunicando direttamente con l'ente fiera e compilando ogni modulo, autorizzazione e certificato necessario. Vi liberiamo dalla lunga e fastidiosa corrispondenza con uffici esteri.
C. Servizi in Fiera e Personale (ca. 20%)
Uno stand bellissimo vuoto non serve a nulla.
- Viaggi, vitto e alloggio per il team.
- Servizi Extra: Noleggio arredi supplementari, servizio hostess, catering e organizzazione di party allo stand.
- Trasferimenti privati per i clienti o il team.
D. Promozione Pre e Post Fiera (ca. 10-15%)
Inviti, campagne social, landing page dedicate e follow-up dei contatti.
2. Misurare il Successo: I KPI da monitorare
Una volta definito quanto spendi, devi definire cosa ottieni. Il “ritorno d’immagine” non basta più. Ecco 3 KPI fondamentali da tracciare:
- Costo per Lead (CPL):
Formula: Costo Totale Fiera / Numero di Contatti Qualificati raccolti.
Obiettivo: Sapere quanto ti è costato acquisire un potenziale cliente.
- Tasso di Conversione allo Stand:
Formula: Numero di appuntamenti fissati / Numero di visitatori totali allo stand.
Obiettivo: Misurare l’efficacia del layout dello stand e del personale (o delle hostess ).
- ROI (Ritorno sull'Investimento) a 6 mesi:
Formula: (Ricavi generati dai lead della fiera – Costo Totale Fiera) / Costo Totale Fiera * 100.
Conclusione:
Meno Burocrazia = Più ROI
Più tempo il tuo team passa a gestire moduli e logistica, più si alza il costo “invisibile” della fiera e si abbassa il ROI.
Affidarsi a un partner come Graphis Studio significa avere un servizio “chiavi in mano” che include assistenza h24 durante l’evento e la gestione totale delle pratiche amministrative.