La scelta dell’allestitore è fondamentale per un evento di successo. Ma come scegliere quello giusto? E, soprattutto, cosa devo aspettarmi da questa collaborazione? Ecco 5 semplici suggerimenti

1)  Tempistiche

Iniziamo dai tempi di accensione del motore. Muoversi tra i sei e i novi mesi prima dell’evento è il minimo indispensabile per fare tutto in tranquillità. Alcuni degli step di progettazione, che dalla scelta di partecipare conducono all’inizio della fiera, richiedono tempistiche abbastanza lunghe: la realizzazione del progetto grafico, ad esempio, e l’organizzazione dei servizi. Inclusa, in molti casi, la spedizione del materiale.

2) Ascolto

Chi darà forma allo stand dovrà saper ascoltare le tue richieste e trasformarle in un’idea. E l’idea sarà il punto di partenza: un’idea di progetto, di spazio e design, un’idea di immagine e comunicazione. Lo stand deve trasformarsi in uno spazio che rispecchi la tua azienda , ne racconti la storia, i successi e gli obiettivi.

3) Servizio chiavi in mano

Le fiere sono eventi che richiedono un iter complesso, dall’inizio alla fine. Complesso e lungo, perché il lavoro può ritenersi davvero concluso solo quando lo stand è smontato, imballato e rispedito a casa. Trova chi si occupi di ogni passaggio, soprattutto quello logistico/organizzativo, e sarai sollevato da una grossa fetta di stress. Ti sarà richiesto tempo e impegno per la scelta dei servizi e l’analisi del progetto ma, conclusa questa prima fase, dovrai solo preoccuparti di arrivare in fiera il giorno dell’apertura.

4) Immagine coordinata

Nell’ottica di trasformare lo spazio espositivo nella voce e nell’immagine della tua azienda, è importante che tutto, al suo interno, comunichi con la stessa lingua. La tua attività deve essere riconoscibile e ogni persona che visiterà lo stand dovrà andarsene con qualcosa di tuo, che sia emozionale o pubblicitario. Le emozioni arriveranno dalle imamgini, dalla grafica, dalle luci e dall’ambiente in toto. La pubblicità, invece, da depliant e/o gadget logati. Vivranno la sensazione di entrare negli uffici dell’azienda. Tutto deve parlare di te, in modo coordinato, diretto ed equilibrato.

5) Assistenza full optional

Iniziata la fiera, potrai avere bisogno di supporto per le esigenze più disparate… In queste giornate è doverso potersi concentrare esclusivamente sugli impegni professionali, d’altronde si è lì per questo: pubbliche relazioni, marketing, conferenze ed eventi. Un’assistenza h24 da parte dell’allestitore arricchisce la qualità del tuo lavoro.

Parliamo di prezzo, perché è spesso un argomento difficile, per chi è alle prime armi ma anche per chi ha ormai un’esperienza consolidata e deve spesso affrontare i dubbi dei clienti.

Nel riporre in noi una cieca fiducia perché “…tanto il grafico sei tu!” (vedi il nostro articolo “Tanto il Grafico Sei Tu!” https://www.graphis-studio.it/tanto-grafico-tu/), scopriamo spesso che, nel momento in cui oltre all’idea presentiamo un preventivo, l’entusiasmo per il nostro “saper fare a prescindere, perché tanto i grafici siamo noi”, evapora all’improvviso.

Negli anni, abbiamo imparato che ci sono degli elementi determinanti del prezzo che il cliente “inquadra” con difficoltà. E a tal riguardo, abbiamo appreso che la comunicazione con la clientela è fondamentale (e di questo abbiamo già parlato nello stesso articolo di cui sopra) sia per noi (per la realizzazione di un lavoro il più vicino possibile all’idea e ai desideri del cliente), sia per lo stesso cliente, perché conosca le fasi del lavoro, il nostro percorso di produzione e, quindi, ogni voce utile alla quantificazione del prezzo.

Che cosa incide nella realizzazione di un preventivo? Cosa si nasconde dietro il lavoro di un grafico? Qual è la zona d’ombra, tra i fattori determinanti di un prezzo, che il cliente fatica maggiormente a percepire?

Le voci quantificabili con maggiore facilità sono, generalmente

• – materiale
• – macchinari/apparecchiature
• – ore di lavorazione
• – tempistiche generali
• – eventuali modifiche

Ma il fulcro del nostro lavoro risiede in…

• – idee
• – creatività
• – professionalità

Concetti, questi ultimi, agli occhi di molti, vaghi, astratti, difficilmente quantificabili. Per questo è importante dedicare del tempo alla comunicazione con il cliente, affinché comprenda che creatività e idee sono voci che richiedono ore di ricerca, elaborazione, trasformazione, tentativi, pensare, studiare, cercare ispirazione. Allo stesso tempo, la professionalità è data dalle conoscenze, dalla formazione, dalla qualità del lavoro offerto, dalla disponibilità verso il cliente. Ed ha sempre un prezzo. Anche per un grafico alle prime armi, che mai deve svalutare la propria professionalità solo perché ancora poco esperto. Esperienza e professionalità sono due concetti da non confondere.

Troveranno poi applicazione, nella elaborazione di un preventivo, altri criteri particolari quali budget e tipologia di cliente, località, specificità del lavoro, ecc…

Quando tutte le informazioni sono a nostra disposizione allora possiamo inviare un preventivo via mail, che ci tornerà (ce lo auguriamo!) sottoscritto per accettazione.

Un prezzo basso non è sinonimo di qualità, anzi. Generalmente un prezzo basso può significare scarsa dedizione al lavoro in questione, scarso investimento di tempo e qualità dei materiali. Il tutto a discapito di entrambe le parti: il cliente e la categoria professionale.

Concludendo, non smetteremo mai di sottolineare l’importanza di una buona comunicazione con il cliente, vantaggiosa per il professionista, perché rende il lavoro più fluido e privo di equivoci. Ed utile per il cliente, per una chiara comprensione dei passaggi produttivi e dell’attività creativa del grafico che andrà ad incidere sul prezzo finale.

Parliamo di fiere e di “exhibition planner”, una figura professionale in grado di rendere la tua parteciazione ad un evento fieristico un vero momento di investimento per il tuo business, lasciando che a sbrigare le pratiche organizzative e a gestire le emergenze vi sia una squadra dedicata di professionisti.

Partecipare ad una fiera di settore è sempre un ottimo investimento. Sono occasioni in cui è possibile svolgere importanti attività di marketing, incontrare clienti, farsi pubblicità.

La tipologia di investimento può variare in base alle dimensioni dello stand, senza escludere la possibilità di condividerlo con aziende affiliate o partner.

Anche optando per un’area espositiva di misure ridotte, una suddivisione razionale dello spazio renderà comunque accogliente e funzionale l’ambiente e possiamo dire che, con un progetto adeguato, non mancheranno elementi essenziali quali desk, area meeting, magazzino e vari complementi per l’esposizione del materiale.

E allora vi spieghiamo perché sia fondamentale la scelta dei professionisti cui affidarsi. E perché, nello specifico, sia importante scegliere proprio un exhibition planner. 

Le fiere comportano, per chi partecipa, impegni su più fronti: i rapporti con l’ente per l’acquisto dell’area e dei servizi principali (corrente elettrica, internet, pulizie…), i rapporti con il grafico per le immagini, i rapporti con l’allestitore per la costruzione dello stand, i rapporti con tutti i fornitori per eventuali servizi extra, quando non acquistabili direttamente tramite la fiera (stampa del materiale pubblicitario, depliant, gadgets, catering, decorazioni floreali, hostess…). Per non parlare della spedizione e di altre problematiche logistiche.

Per questo abbiamo deciso di dare al nostro lavoro una struttura che consenta al cliente di affidarsi ad un unico professionista, un exhibition planner, sollevandolo dalla necessità di relazionarsi con molteplici fornitori. In oltre vent’anni di esperienza nel settore fieristico abbiamo imparato a comprendere e prevedere le esigenze, le problematiche e le modalità operative legate ad una fiera. Abbiamo allestito stand di ogni misura, fino a padiglioni di oltre mille metri quadri, affrontando emergenze di ogni tipo. 

Chiudere questa esperienza dentro contenuti esclusivamente pubblicitari è un limite. Farne una professione mettendola a disposizione del cliente è invece un’opportunità di crescita professionale che non intendiamo perdere. I vantaggi non sono solo per il cliente. Di certo, chi si affida ad un exhibition planner ha la possibilità di avere un unico punto di riferimento e velocizzare le tempistiche. Non solo, può ricevere risposte e servizi senza dover fare ricerche, può dedicare il tempo risparmiato al proprio programma commerciale in fiera, dove il suo impegno professionale sarà esclusivo, grazie ad una squadra di tecnici specializzati presenti per tutta la durata dell’evento, inclusi montaggio e smontaggio, pronti a far fronte a qualsiasi richiesta e necessità

Ma una gestione di questo tipo presenta dei vantaggi anche per chi organizza. 

Negli anni abbiamo sperimentato che fare da sé aumenta le possibilità di successo e riduce i margini di errore. Hai il controllo di ogni passaggio, della qualità dei servizi offerti, del materiale, dei tempi di spedizione. I partner cui ci affidiamo sono professionisti esperti, vera estensione del nostro ufficio. Solo così è possibile lavorare come organizzatori, assumendosi la responsabilità di un lavoro completo. E guadagnarsi la soddisfazione di arrivare ogni volta un passo più lontano.

Da anni ci occupiamo di comunicazione visiva. In particolare, della comunicazione dei nostri clienti nell’ambito del loro settore di mercato o di semplici privati nei contesti di vita familiare e sociale.

Attraverso le immagini cerchiamo di trasmettere il messaggio che ogni cliente sente proprio, dandogli forma e contenuto.

Per riuscire in questo, però, dobbiamo investire molto tempo in quella che è invece la nostra comunicazione aziendale, sia esterna che interna.

Arte, creatività e comunicazione visiva possono trovare un comune campo di applicazione se utilizzate per soddisfare interessi ed esigenze della collettività.

Geni creativi hanno saputo riunire questi tre elementi espressivi in un unico progetto artistico volto alla valorizzazione di quartieri degradati e abbandonati, dando una spinta culturale e commerciale a zone altrimenti prive di sbocco.

Tutelare un progetto grafico in corso di realizzazione non è facile.

Mi riferisco alla fase di lavorazione della bozza, a quella situazione tipo in cui il cliente, apparentemente non convinto del lavoro che stiamo portando avanti, decide di lasciar perdere, arrivederci e grazie. Per poi, in realtà, far propria l’idea elaborata dal grafico e trovare un amico o un parente che gliela realizzi in cambio di una pizza o a costi più bassi.